Mirando hacia el futuro, es evidente que la gestión documental seguirá evolucionando a medida que las organizaciones se adapten a nuevas tecnologías y formas de trabajo. Tendencias como la inteligencia synthetic y el aprendizaje automático comienza a desempeñar un papel importante en la manera en que se gestionan los documentos.
Manage de versiones: garantiza un seguimiento preciso de los cambios realizados en los documentos, manteniendo un historial detallado y evitando conflictos de versiones.
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros fileísicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable.
Seguridad y Regulate de acceso: los sistemas de gestión documental ofrecen mecanismos avanzados de seguridad, como autenticación multifactor y Regulate de permisos, garantizando que solo el personalized autorizado pueda acceder o modificar ciertos documentos, protegiendo así la confidencialidad de la información.
Solpheo Suite está disponible tanto en plataformas Cloud como On Premise lo que permite a los empleados acceder a los documentos estén donde estén y desde cualquier dispositivo.
Acceso seguro y compartición: proporciona opciones avanzadas de control de permisos para compartir documentos de forma segura, tanto dentro como fuera de la organización.
La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fileácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.
Su correcta implementación trae consigo beneficios significativos en términos de eficiencia, ahorro de costos y toma de decisiones. Sin embargo, es importante superar los retos que se presentan para asegurar el éxito de este proceso.
Command de acceso y seguridad: incluye opciones avanzadas de permisos y cifrado para garantizar la protección de los datos empresariales.
Reducción de costos: Al optimizar el manejo de los documentos, se reducen los gastos asociados a su almacenamiento y archivo.
Con su enfoque en simplificar procesos y mejorar la productividad, Factorial facilita la gestión de archivos de empleados y documentos legales en un entorno seguro y accesible.
Por lo tanto, es essential elegir un sistema que sea intuitivo y que cuente con una interfaz amigable para todos los usuarios involucrados en la gestión documental.
Los DMS on-premise Gestión Documental son sistemas instalados y gestionados en los servidores locales de la organización. Este enfoque también tiene sus propias ventajas y desventajas:
Seguridad: Cumplir con requisitos de seguridad depende de la experiencia del individual tellático. Las plataformas en la nube a menudo ofrecen mayor seguridad que departamentos de TI individuales incluso con garantías.